Los lugares de trabajo y en especial las oficinas se suelen configurar de tal manera que se potencien el rendimiento y la productividad. En los últimos años, se han considerado o creado varias estrategias, como es la de las 5s de una oficina, que es una de las herramientas más útiles. Los trabajadores podrán tener una ayuda extra en su día a día para hacer su trabajo más eficiente y fácil. El hecho de tener a mano cada elemento que necesites es fundamental para que no se pierda el tiempo y nos podamos encontrar las soluciones oportunas en el menor periodo temporal necesario.
Cuando hablamos de la estrategia de las 5s de una oficina nos referimos al programa que desde Japón fue desarrollado por Toyota. Este se diseñó con la intención de lograr una mayor mejora duradera tanto a nivel de limpieza, orden como organización en un puesto de trabajo. Con ello, se pretendía que los sentimientos y emociones de los trabajadores estuviesen en un mejor estado.
Se trata de una estrategia que permite fomentar y optimizar los niveles de gestión de departamento o la organización. Existen procesos vitales que son fundamentales para mejorar los procesos vitales de la actividad de la empresa. No hay que olvidarse de que se consigue un ambiente de trabajo positivo donde se permite ser más fluido y ameno en un entorno laboral.
Gracias a este tipo de técnica, logramos solucionar los errores que se consumaron anteriormente. Con ello, es posible alcanzar mayor confianza entre los miembros del trabajo y a la vez, alcanzar los plazos marcados inicialmente. Cada una de las actividades que se realizan cuentan con mayor calidad y se trabaja con la intención de alcanzar la excelencia.
Las claves de las 5s
Cada estrategia tiene varias fases, para desarrollar su intencionalidad y finalidad. En el caso de la estrategia de las 5s de una oficina nos encontramos con cinco etapas que a continuación desarrollamos:
Seiri, la fase de clasificar y descartar
Normalmente en un espacio de trabajo nos encontramos con un gran volumen de materiales o elementos de los cuales únicamente una pequeña parte es necesaria. Por ello, es necesario clasificar las cosas que no pueden faltar en la cajonera de tu oficina para el día a día. Se recomienda mantener todos esos elementos fundamentales y los innecesarios se tienen que guardar en un lugar transitorio. En él, luego se seleccionará eso que no sirva para ese puesto en concreto y se pueda reutilizar en otro. Con esta acción tendremos el espacio de trabajo mucho más liberado sin nada que nos moleste. Mantener tu espacio de trabajo en orden será un factor primordial en la concentración de los trabajadores y, por lo tanto, un elemento para modificar la productividad de una oficina.
Seiton, ordenar lo necesario
Cada elemento tiene su lugar en la oficina y será conocido por todos. Por ello, cuando lo necesitemos iremos directamente allí, permitiendo optimizar mejor el tiempo. Una alternativa es optar por poner etiquetas en cada estante donde esté el material, algo que ayudará a localizarlo con mayor facilidad. Además, organizar el escritorio también será un factor clave en el nivel de productividad durante tu jornada laboral, así como organizar la cajonera de tu oficina adecuadamente.
Seiso, limpiar el entorno
La limpieza del lugar de trabajo es necesaria en todo momento y por ello tenemos que quitar todo eso que no nos permita trabajar en buenas condiciones. Así, podremos identificar los posibles problemas y encontraremos todo con mayor rapidez. Se recomienda que una vez a la semana se realice esta función y tendremos todo mejor organizado.
Seiketsu
En esta fase lograremos mantener cada una de las etapas anteriormente citadas para que no haya elementos innecesarios y que esté todo organizado. Así se podrá detectar los problemas existentes y que no se hayan detectado.
Shitsuke, se puede seguir mejorando
Este momento es el final, en el que se deciden los aspectos más importantes y se podrá fomentar algunos elementos fundamentales. No hay que olvidarse de que hay que ir potenciando cada fase anterior hasta alcanzar la perfección.
